Об уникальных возможностях ПО отечественным проектным менеджерам рассказал ведущий эксперт Украины

Как развивается рынок программных продуктов по управлению проектами? Когда есть смысл использовать, к примеру, MS Project или стоит перейти на другое ПО? Какие новинки появились в этом году? Об этом белорусским проектным менеджерам рассказал украинский эксперт Алексей ПРОСНИЦКИЙ, имеющий статус Microsoft MVP (наиболее значимый профессионал) на прошедшей в ноябре в Минске «Неделе проектного управления и обучения Microsoft Project 2016». Практик поделился с нашими слушателями не только знаниями самого высокого уровня, но и представил эксклюзивные продукты.

Напомним, украинский специалист был основным тренером для продвинутых пользователей на обучающей «Неделе». Площадку для ее проведения предоставил РУП «Белстройцентр».

Не секрет, что сегодня с MS Project работают многие компании. Это один из большого числа инструментов для управления проектами. Чем он отличается от остальной когорты продуктов?

— Сегодня в основном пользователи работают с локальной версией — так называемой MS Project Professional, — рассказал Алексей Просницкий. — Для многих компаний это настоящее и прошлое. Но мир не стоит на месте и, к счастью, развивается такими быстрыми темпами, что компаниям необходимо расти, чтобы успевать за ним. Поэтому сегодня кроме локальной предлагаются две корпоративные версии: Project Server и Project Online.

Это те версии продукта, которые нужны компаниям, в случае если у них много проектов и ресурсов, и их нужно объединять в единое целое.

Где искать новые возможности?

Сейчас в мире происходит 4-я промышленная революция «Интернет вещей». Во время 1-й английские ткачи были возмущены приходом машин и механизмов. На Западе «Индустрия 4.0» — это машины без водителей, роботы на складах Amazon, которые занимаются сортировкой продукции, и т. п. Так, в США в перспективе все сотрудники, выполняющие простую процессную работу и получающие до 20 долларов в час, будут заменены на роботов.

— На самом деле с роботами мы уже встречаемся постоянно, — отмечает эксперт. — Например, когда вы заходите на сайт компании и выскакивает форма обратной связи, начинается общение с роботом. В 2012 году появилось понятие «облака». Многие стали в них уходить, причем не только в персональные «облака», но и корпоративные: размещать свои ресурсы на облачных сервисах других компаний.

По словам Алексея Просницкого, в Украине до 2014 года на «облака» смотрели очень скептически. Первая причина — это безопасность. Самый главный вопрос пользователей — что будет с моими данными? Ответ прост, уверяет эксперт: ничего с ними не случится, они просто будут лежать на сайте компании, в удаленном дата-центре.

— Потому что для таких компаний, как MS, «облака» — это стратегия, более того — стратегический бизнес, — поясняет Алексей. — На данный момент в мире есть 3 компании, которые лидируют на рынке облаков: на третьем месте Microsoft (ему на пятки наступает Oracle, IBM), на втором — Google, лидирует Amazon. Все силы компаний бросаются на развитие облачных сервисов.

Когда мы говорим, что в Microsoft есть Project Server 2016, то имеем в виду старый продукт, а не современную версию, которая вышла 5 мая 2016 года. Потому что новая версия и новые возможности появляются в облачных версиях MS, например, в Project Online.

Получается, что компания выпускает очень много продуктов, приложений, но они все относятся к облаку. Это побуждает компании задумываться об уходе в «облака».

— Да, в Украине Министерство обороны, Национальный банк и т. п. ведомства и компании никогда не уйдут в «облако» из понятий безопасности, — комментирует эксперт. — Но в связи с изменением курса национальной валюты с 8 до 26 гривен многие компании по-новому взглянули на этот тренд. Потому что стоимость лицензирования при их использовании может отличаться в 5–6 раз: на весах стоимость продукта в 10 тыс. или 70 тыс. долларов за корпоративные версии.

Конечно, до сих пор есть компании, которые не ставят лицензирование во главу угла и работают с пиратскими версиями продукта. Но когда мы говорим об «облаке», вариант использования пиратской версии не существует. Оно может быть только официальным.

Готовые отчеты — это легко!

— Отчеты любят все, — продолжает Алексей Просницкий. — У меня есть коллега, который работает в офисе управления проектами в одном украинском банке. Восемь дней в месяц он занимается тем, что берет данные с 5 тыс. проектов и вручную переносит их в PowerPoint. Неправильно отчеты делать так. Ведь они должны сами перестраиваться под текущие последние данные. Так, показания в кабине пилота самолета меняются автоматически. Ведь скорость полета так высока, что они просто устареют, если их высчитывать вручную.

Скорость многих бизнесов, в том числе строительных, сейчас очень высока. Пока мы делаем ставку на отчеты, сделанные вручную, многое можем потерять. Они все должны быть в режиме реального времени и получаться автоматически, убежден эксперт.

— В начале апреля на конференции в Киеве разработчик представил нам продукт будущего — специальное приложение Project Portfolio (PPM) Dashboard, — поделился докладчик. — Сегодня оно уже доступно для работы. Его можно скачать на смартфон, iPad. Топ-менеджмент в основной массе использует его на планшетах, с которых и принимает решения.

Как работает приложение? Пользователь, заходя на сайт, видит всю информацию по всем проектам. Причем отчеты все кликабельные, то есть имеют touch screen интерфейс. Можно выбрать любой интересующий вас проект и посмотреть данные по задачам, трудозатратам, по рискам, если они есть, и т. д. Иными словами, в один клик вы получаете полную картину по проектам, тем самым освобождаете свои ресурсы.

Еще один новый продукт (по меркам Украины) — Power BI. Это набор средств бизнес-аналитики для анализа данных и предоставления ценной информации. Он помогает отслеживать ситуацию в бизнесе и незамедлительно получать ответы на вопросы с помощью подробных информационных панелей, доступных на каждом устройстве.

— Power BI — это тот инструмент, который даст вам возможность агрегировать данные по всем системам, — уверяет украинский эксперт. — Это аналог Excel, с которым знакомы все. Поэтому кто использовал сводные таблицы, сможет без труда работать в Power BI. Для него характерна легкая степень вхождения, в отличие от аналогичных продуктов других производителей, для работы с которыми нужно потратить время на обучение.

Чем он еще хорош? Он красивый. Ведь у вас получаются сразу готовые отчеты. К примеру, когда вы управляете n-числом проектов, работаете в Project Professional, всегда возникает вопрос: как собрать данные по всем проектам и передать аналитику руководству. На самом деле очень часто постоянный обмен информацией — это головная боль.

— Когда есть Power BI, вы этим не занимаетесь, — говорит Алексей Просницкий. — Поскольку данные автоматом приходят в систему. Выбирая определенный проект, вы видите, как данные перестраиваются. Это производит гипнотический эффект на всех начинающих работать с этим продуктом.

Кроме того, при необходимости отчеты вашей компании вы можете показывать также внешнему заказчику. Так, если он фанат андроида, то сможет запросто скачать себе приложение. Если он не захочет этого делать, то, зайдя на страничку компании в социальных сетях и перейдя по ссылке с отчетами, сможет изучить всеми любимую диаграмму Ганта, которая автоматически перестраивается под все проекты. Причем ему не нужно делать это из Project.

Мобильник как средство для работы

Когда вы работаете с Project Professional, всегда возникает вопрос: как собрать отчетность об исполнении у участников проекта? Есть много вариантов. Например, собрать их в кабинете и заставить под давлением рассказать, что уже сделано. Можно бегать за исполнителями, добиваясь ответа, или по наитию выставлять на бумаге процент завершения каждого проекта.

— Это неправильные пути, — уверен эксперт. — Все можно сделать намного проще — с помощью своего мобильного телефона, который для многих уже давно стал средством и инструментом для работы. Когда компания переходит на новый уровень развития, вы начинаете соединять проекты между собой. Как облегчить страдания ваших пользователей по отчетности? Уже готово приложение по отчетности по задачам. Пока только для айфонов (рынок США в этом смысле сыграл свою роль как наиболее привлекательный). В ближайшее время появится продукт и для андроидов.

Прямо с телефона, скачав приложение и залогинившись, можно отчитываться по задачам и запрашивать новые, писать комментарии к ним. То есть вы становитесь полностью мобильными и не привязанными к рабочему месту, ноутбуку. Скажем, сразу после встречи с заказчиком вы можете отчитаться по задаче, и руководитель проекта получит уведомление об этом моментально.

— Коммуникативная модель очень важна для выстраивания успешных проектов, которые придают ценность вашей организации, — считает Алексей Просницкий. — В сентябре этого года для Office 365 выпущена целая когорта новых приложений, которые позволяют автоматизировать деятельность. Среди них MS Flow. Это продукт, который не требует особого разбирательства.

Процесс не должен жить на бумаге, потому что по нему никто не работает. Его нужно автоматизировать. Данный сервис позволяет создавать автоматизированные рабочие процессы (workflow) между приложениями и службами. С его помощью можно получать уведомления, синхронизировать файлы, собирать данные и автоматизировать многие рутинные операции.

Иными словами, приложение позволит сделать бизнес-процессы проще и комфортней. И тогда слоган — «Работайте меньше, успевайте больше» — может стать девизом для каждого.

«Циничные и добрые руководители проектов»

Такое более чем философское название дали своему клубу украинские проектные менеджеры. Его встречи проходят в офисе MS Украина, и здесь с радостью принимают и белорусских специалистов. Ближайшая двухдневная конференция по управлению проектами планируется в Киеве 30–31 марта. Участие в этой одиннадцатой встрече бесплатное, уже заявлено порядка 20 спикеров из разных стран. В частности, Беларусь представит организатор отечественного клуба PROPM Сергей ГАРЕЛИК. Эксперты расскажут, как происходит внедрение систем управления проектами за рубежом, чем живут передовые компании.

Ирина БРИЛЮК, фото «СтройМедиаПроект»